Rodzaje terminów w zamówieniach publicznych

Z tego tekstu dowiesz się:

• jakie zasady obowiązują przy obliczaniu terminów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego
• od czego zależy długość poszczególnych terminów w postępowaniu i jakie znaczenie mają wartość zamówienia oraz tryb jego udzielenia
• jakie terminy obowiązują przy składaniu ofert i jak długo wykonawca pozostaje związany ofertą
• w jakich terminach można zwracać się o wyjaśnienia treści SWZ i kiedy zamawiający powinien udzielić odpowiedzi
• jakie terminy dotyczą wadium, standstill oraz składania i uzupełniania podmiotowych środków dowodowych
• jakie terminy obowiązują w postępowaniu odwoławczym przed Krajową Izbą Odwoławczą
• jak w praktyce liczyć wybrane terminy i jakie wyjątki od zasad ogólnych mogą mieć znaczenie w postępowaniu

Prawo zamówień publicznych, jako szczególny obszar prawa, operuje różnorodnymi terminami, które pełnią kluczową rolę w procesie udzielania zamówień publicznych, a jednocześnie nadają całej procedurze przewidywalne tempo. Zasady, które z nich wynikają, ze względu na swoją specyfikę, wymagają precyzyjnego rozumienia, a ich stosowanie zapewnia transparentność i efektywność procesów zamówieniowych. Geneza terminów w prawie zamówień publicznych wywodzi się z gałęzi prawa cywilnego i sięga początków regulacji, które ewoluowały wraz z rozwojem gospodarczym i prawnym. W niniejszym artykule zostaną omówione różne rodzaje terminów, ich znaczenie oraz funkcje, jakie pełnią w systemie przetargowym. Analiza ta pozwoli na lepsze zrozumienie, jak różne ich kategorie wpływają na procesy zamówieniowe oraz jakie konsekwencje niesie za sobą ich niewłaściwe stosowanie. Dalsza część artykułu przedstawi te informacje w przystępnej formie, umożliwiając początkującym czytelnikom łatwe przyswojenie kluczowych zagadnień, natomiast osobom z większym doświadczeniem pomoże je uporządkować oraz być może posłuży jako gotowe tablice na przyszłość.

Ścisły związek ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1605) z Kodeksem cywilnym wywodzi się wprost z art. 8 ust. 1 PZP który stanowi, że do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Z tej relacji wynika kilka nadrzędnych zasad, które znajdą zastosowanie zawsze, kiedy będziemy stykali się z obliczaniem ustawowych terminów. Oto one:

1. termin, który oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia,
2. termin oznaczany jest w godzinach rozpoczyna się z początkiem pierwszej i kończy z upływem ostatniej godziny,
3. jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach lub godzinach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia ani godziny, w której to zdarzenie nastąpiło,
4. termin obejmujący dwa lub więcej dni zawierać musi co najmniej dwa dni, które są dniami roboczymi (czyli takimi, które nie są uznane ustawowo za wolne od pracy oraz soboty),
5. termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca,
6. jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Prawo zamówień publicznych jako termin rozumie zarówno przedział czasu (np. termin składania ofert czy termin związania ofertą), jak i określony moment (np. termin otwarcia ofert), natomiast ich długości uzależnione są w głównej mierze od wartości zamówienia oraz trybu, w jakim jest prowadzone postępowanie. Bywa również i tak, że terminy są uzależnione od innych okoliczności, np. od pilności udzielenia zamówienia czy też od czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty.

Na potrzeby niniejszego opracowania, biorąc pod uwagę najczęstsze praktyki grupy jego odbiorców, skupię się na porównaniu terminów w najpowszechniej spotykanych trybach konkurencyjnych w postępowaniach, których przedmiotem są dostawy prowadzonych w całości z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej.

TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA	TERMIN
Zamówienie klasyczne o wartości równej lub większej niż progi unijne, tryb przetargu nieograniczonego	Termin podstawowy: 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (art. 138 ust. 1), a gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione: 15 dni (art. 138 ust. 2 pkt. 2)
Zamówienie klasyczne o wartości mniejszej niż progi unijne, tryb podstawowy wariant I bez negocjacji (art. 275 pkt 1)	Termin nie krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 283)
Zamówienie klasyczne o wartości mniejszej niż progi unijne, tryb podstawowy wariant II (art. 275 pkt 2) z możliwością negocjacji lub III z obowiązkiem negocjacji (art. 275 pkt 3)	Termin na złożenie oferty dodatkowej: nie krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert dodatkowych (art. 296 ust. 1), a oferty ostatecznej: nie krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert ostatecznych (art. 296 ust. 3)

WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA	TERMIN PODSTAWOWY (LICZONY OD DNIA UPŁYWU TERMINU SKŁADANIA OFERT)	PRZEDŁUŻENIE TERMINU ZWIĄZANIA OFERTĄ
Mniejsza niż progi unijne	Nie dłuższy niż 30 dni (art. 307 ust. 1)	Nie więcej niż o 30 dni (art. 307 ust. 2)
Równa lub większa niż progi unijne, ale mniejsza niż 10 000 000 euro	Nie dłuższy niż 90 dni (art. 220 ust. 1 pkt 1)	Nie więcej niż o 60 dni (art. 220 ust. 3)
Równa lub większa od 10 000 000 euro	Nie dłuższy niż 120 dni (art. 220 ust. 1 pkt 2)	Nie więcej niż o 60 dni (art. 220 ust. 3)

CZYNNOŚĆ	WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA PONIŻEJ PROGÓW UNIJNYCH	WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA RÓWNA LUB PRZEKRACZAJĄCA PROGI UNIJNE (PRZETARG NIEOGRANICZONY)
Wniosek do zamawiającego o wyjaśnienia treści SWZ	Nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert (art. 284 ust. 2)	Nie później niż na 14 (w procedurze podstawowej) albo 7 dni (w procedurze przyspieszonej) przed upływem terminu składania ofert (art. 135 ust. 2)
Udzielenie wyjaśnień przez zamawiającego	Na 2 dni przed upływem terminu składania ofert (art. 284 ust. 2)	Na 6 (w procedurze podstawowej) lub na 4 dni (w procedurze przyspieszonej) przed upływem terminu składania ofert (art. 135 ust. 2)

JEŚLI WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA JEST MNIEJSZA NIŻ PROGI UNIJNE	JEŚLI WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA JEST RÓWNA LUB PRZEKRACZAJĄCA PROGI UNIJNE
5 dni (art. 308 ust. 2)	10 dni (art. 264 ust. 1)

CZYNNOŚĆ	WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA PONIŻEJ PROGÓW UNIJNYCH	WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA RÓWNA LUB PRZEKRACZAJĄCA PROGI UNIJNE (PRZETARG NIEOGRANICZONY)
Złożenie podmiotowych środków dowodowych	5 dni od dnia wezwania (art. 274 ust. 1), przed wyborem najkorzystniejszej oferty oraz o ile wymagał ich złożenia w ogłoszeniu.	10 dni (art. 126 ust. 1)
Uzupełnianie oświadczenia z art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń	W terminie wyznaczonym przez Zamawiającego	–

CZYNNOŚĆ	WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA PONIŻEJ PROGÓW UNIJNYCH	WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA RÓWNA LUB PRZEKRACZAJĄCA PROGI UNIJNE
Wniesienie odwołania dotyczącego informacji przekazanej przez zamawiającego (art. 515 ust. 1)	5 dni	10 dni
Wniesienie odwołania dotyczącego ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub dokumentów zamówienia (SWZ) (art. 515 ust. 2)	5 dni	10 dni
Publikacja zawiadomienia o wniesieniu odwołania (art. 524)	2 dni od dnia otrzymania kopii odwołania od odwołującego	–
Przystąpienie do postępowania odwoławczego (art. 525 ust. 1)	3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania od zamawiającego	–
Rozpoznanie odwołania przez KIO (art. 544 ust. 1-2)	15 dni	–

Q: Czy podczas obliczania terminów wyrażonych w dniach, gdzie początkiem terminu jest jakieś zdarzenie, zawsze należy kierować się zasadą zgodnie z którą nie bierze się pod uwagę dnia tego zdarzenia?

A: Nie zawsze, wyjątek od tej zasady ma miejsce np. podczas obliczania terminu związania ofertą. Rozpoczyna on co prawd bieg od dnia upływu terminu składania ofert, ale w tej sytuacji jako pierwszy dzień obliczania terminu uwzględnia się również sam dzień składania ofert (czyli odmiennie od regulacji art. 111 §2 kc).

Q: Czy w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego lub w trybie podstawowym Zamawiający może podpisać umowę wcześniej niż po upływie 10 dni od dnia przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty?

A: Tak, Zamawiający będzie miał taka możliwość w jeśli postępowaniu tym złożono tylko jedną ofertę (w art. 264 ust. 2 oraz w art. 308 ust. 3).

Q: Od jakiego momentu obliczania się termin na wniesienie odwołania dotyczącego ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub dotyczącego dokumentów zamówienia (np. SWZ)?

A: W przypadku odwołania dotyczącego ogłoszenia wszczynającego postępowanie termin oblicza się od dnia zamieszczenia ogłoszenia w BZP albo publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE. Natomiast jeśli dotyczy ono dokumentów zamówienia (w tym SWZ) to termin liczy się od dnia zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

Q: Czy Zamawiający nie może udzielić Wykonawcom wyjaśnień, jeśli wpłyną one po terminie?

A: Jeżeli wniosek wpłynie po wskazanym terminie, Zamawiający jest co prawda zwolniony z obowiązku udzielania odpowiedzi, jednak nie oznacza to braku takiej możliwości. Jeśli zamawiający tak zdecyduje, może wyjaśnić dokumenty, nawet jeśli Wykonawcy spóźnią się z pytaniami.

Q: Czy w przypadku przedłużenia terminu składania ofert, termin, w którym Wykonawcy mogą zgłosić o wyjaśnienie treści SWZ oblicza się ponownie (od tego nowego terminu)?

A: Nie, przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosków o wyjaśnienie SWZ (jest on ustalany raz, wobec terminu pierwotnego).

Q: W jaki sposób Zamawiający określa termin związania ofertą? Czy może go określić jako konkretna liczba dni, np. jako podstawowe 90 dni, zgodnie z zasadami ogólnymi z art. 8 PZP?

A: Nie, w tym przypadku ustawodawca w art. 220 ust. 2 PZP ustanowił wyjątek zobowiązując Zamawiającego, aby termin związania ofertą określił w dokumentach zamówienia przez wskazanie konkretnej daty.

Terminy w prawie zamówień publicznych są kluczowe dla zapewnienia przejrzystości i sprawiedliwości postępowań przetargowych. Poszczególne przepisy chronią zarówno interesy Zamawiających jak i Wykonawców zapewniając, że żadna ze stron nie jest narażona na nieuzasadnione opóźnienia lub niepewności. Określając czas na złożenie ofert, gwarantują wszystkim równe szanse na przegotowanie konkurencyjnych propozycji. Termin związania ofertą zabezpiecza Zamawiającemu ilość czasu niezbędną na spokojne i rzetelne przeprowadzenie procedury. Ustawowy czas na składanie wniosków i udzielanie wyjaśnień SWZ z jednej strony zapobiegają niejasnościom, a z drugiej ograniczają czas na ewentualną polemikę, tym samym zapewniając utrzymanie przejrzystości procesu przetargowego. Można więc przyjąć, że terminy pomagają w sprawnym i efektywnym zarządzaniu procesem przetargowym, zapewniając, że wszystkie kroki podejmowane są w odpowiednim czasie. Niedochowanie terminów może natomiast doprowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych, w tym do unieważnienia postępowania przetargowego lub konieczności poniesienia wysokich kosztów ewentualnego postępowania przed Krajową Izbą Odwoławcza, tak przez Zamawiającego jak i przez Wykonawcę. 

1. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605)
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061)