Ułatwienia dostępu
Strona głównaKSeF

KSeF

KSeF w praktyce

Krajowy System e-Faktur zmienił sposób wystawiania i odbierania faktur. Sprawdź, jak pracować z dokumentami Urtiki w KSeF i gdzie znaleźć potrzebne informacje.

Sprawdź najczęstsze pytania

Zasady

Najważniejsze zasady KSeF

01 KSeF a zapisy umów

Jeżeli umowa odwołuje się do doręczenia faktury w formie papierowej lub elektronicznej, trzeba uwzględnić zasady obowiązujące w KSeF. Sam sposób przekazania dokumentu określony w umowie nie zmienia zasad jego wystawienia i otrzymania wynikających z KSeF.

02 Wystawienie i otrzymanie faktury w KSeF

W trybie online fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną co do zasady w dniu nadania numeru KSeF. W trybach offline i awaryjnych obowiązują szczególne zasady.

03 Termin płatności a KSeF

Jeżeli umowa wiąże początek terminu płatności z otrzymaniem faktury, znaczenie ma data jej otrzymania ustalona zgodnie z zasadami KSeF. W pozostałych przypadkach termin płatności wynika z postanowień umowy.

Dokumentacja

Dokumentacja sprzedaży i dostaw

  1. 01

    Dokument Specyfikacji Dostawy

    Jeżeli umowa wiąże początek terminu płatności z otrzymaniem faktury, znaczenie ma data jej otrzymania ustalona zgodnie z zasadami KSeF. W pozostałych przypadkach termin płatności wynika z postanowień umowy.

  2. 02

    Faktura ustrukturyzowana

    Faktura będzie dostępna do pobrania przez system informatyczny klienta po jej wystawieniu w KSeF. Faktury, w tym korygujące, będą zawierać numer KSeF_ID oraz numer nadawany przez Urtikę, którym nadal można posługiwać się w komunikacji.

Faktura zgodna z KSeF

Zmiany w dokumentacji

Nazewnictwo pól

Faktura zgodna z KSeF zawiera komplet danych wymaganych przez szpitale i rynek farmaceutyczny. Zgodnie ze schematem KSeF część dotychczasowych pól nosi nowe nazwy.

Zmiany następujące w nazewnictwie w obrębie dotychczasowych pól:

  • Nabywca-płatnik – na fakturze KSEF będzie to Podmiot2

  • Odbiorca – na fakturze KSEF będzie prezentowany jako Podmiot3 z rolą „2 – Odbiorca”

  • Magazyn – jako miejsce, z którego wydano towar informacja o naszym magazynie wraz z numerami zezwoleń zostanie umieszczenie w schemie .xml w polu Stopka

  • Umowy przetargowe – informacje o numerach umów przetargowych będę prezentowane jak obecnie i zostaną umieszczone w polu Stopka schemy .xml

  • Uwagi – w przypadku kiedy obecnie na fakturze prezentujemy jakieś dodatkowe uwagi, które są umieszczane na fakturze .pdf to zostaną one również umieszczone w polu Stopka schemy .xml

Najczęściej zadawane pytania

01 Czy KSeF obowiązuje już apteki i szpitale?

Tak. W przypadku krajowych aptek i szpitali posługujących się NIP odbieranie faktur wystawionych w KSeF jest co do zasady obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Dla większości podmiotów obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. Do końca 2026 r. wyjątek dotyczy najmniejszych podatników, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.

02 Gdzie można pobrać fakturę od Urtiki?

Fakturę ustrukturyzowaną KSeF można pobrać bezpośrednio z portalu e-Urtica. Jest ona również dostępna w KSeF – poprzez system finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF lub za pomocą bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, np. Aplikacji Podatnika KSeF.

03 Czy nadal można korzystać z faktury w formacie PDF?

Fakturą otrzymywaną w KSeF jest faktura ustrukturyzowana w formacie XML. PDF może stanowić jej wizualizację, ale nie zastępuje faktury otrzymanej w KSeF. Wizualizacja faktury udostępniana lub używana poza KSeF powinna być oznaczona kodem QR umożliwiającym jej weryfikację w systemie.

04 Kiedy faktura jest uznawana za otrzymaną i od kiedy liczony jest termin płatności?

Co do zasady faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną przez krajowego nabywcę w dniu przydzielenia jej numeru KSeF. Jeżeli zgodnie z umową termin płatności jest liczony od otrzymania lub doręczenia faktury, punktem odniesienia jest ta data. Pozostałe warunki płatności określone w umowie pozostają w mocy, o ile nie są sprzeczne z obowiązującymi przepisami.

05 Czy Dokument Specyfikacji Dostawy jest nadal dostarczany razem z towarem?

Tak. Dokument Specyfikacji Dostawy nadal jest dostarczany wraz z towarem oraz dostępny do pobrania w portalu e-Urtica. Zawiera dane analogiczne do dotychczasowej faktury sprzedaży, ale nie jest fakturą i jej nie zastępuje.

06 Nie widzę starszej faktury w KSeF. Co zrobić?

Na stronie KSeF domyślnie wyświetlane są faktury z ostatnich 30 dni. Jeśli szukasz starszej faktury, zmień zakres dat w filtrach, a następnie ponownie wyszukaj dokument.

07 Czy dotychczasowy sposób wymiany dokumentów przez OSOZ-EDI lub EWD pozostaje bez zmian?

Tak. W przypadku klientów korzystających z wymiany EDI/EWD Urtica zachowuje dotychczasowy kanał przekazywania dokumentów oraz sposób formatowania numeru dokumentu. Dokument przekazywany tym kanałem ma jednak charakter pomocniczy i nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej wystawionej i otrzymanej w KSeF.

08 Jak po wdrożeniu KSeF wygląda obsługa korekt?

Faktury korygujące elementy finansowe są wystawiane w KSeF i udostępniane nabywcy za pośrednictwem systemu. Dokumenty korekt Specyfikacji Dostaw pozostają dostępne w portalu e-Urtica i można je pobierać w formacie PDF.

09 Czy w KSeF wystawia się duplikaty faktur?

Nie. W przypadku faktur wystawionych w KSeF nie ma potrzeby wystawiania duplikatów. Faktura jest przechowywana w systemie i w razie potrzeby można pobrać ją ponownie.

10 Czy KSeF wysyła powiadomienia o nowych fakturach lub fakturach korygujących?

Nie. KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień e-mail ani SMS o nowych fakturach lub fakturach korygujących. Taką funkcję mogą zapewniać systemy finansowo-księgowe lub inne rozwiązania zintegrowane z KSeF.

11 Czy dane specyficzne dla rynku farmaceutycznego są nadal dostępne na fakturze?

Tak. Dane takie jak numer serii, data ważności, ilość, EAN, kategoria produktu, kraj wytwórcy, warunki przechowywania, BLOZ czy numer WZ są przekazywane w strukturze XML faktury, m.in. w polu DodatkowyOpis. Kody GTIN i CN są przekazywane w dedykowanych polach elementu FaWiersz.

Kontakt

Masz pytania dotyczące KSeF?