Certyfikacja wykonawców: rewolucja w zamówieniach czy tylko nowa formalność?

Streszczenie

Weryfikacja podmiotowa Wykonawców stanowi obligatoryjny, a zarazem najbardziej formalistyczny etap oceny ofert. Wprowadzona niedawno certyfikacja Wykonawców ma na celu uproszczenie i przyśpieszenie tej ścieżki poprzez maksymalne ograniczenie obowiązków dokumentowych zarówno po stronie Wykonawców (składanie), jak i Zamawiających (weryfikacja). Jeżeli po pełnym wejściu w życie ustawy i pokryciu przez nią całego rynku praktyka odpowiadała będzie postulowanemu zakresowi certyfikacji, niewątpliwie znajdzie to przełożenie na skrócenie procesu oceny podmiotowej oraz zwiększenie konkurencyjności prowadzonych postępowań.

Słowa kluczowe

certyfikacja Wykonawców, środki podmiotowe, zamówienia publiczne, baza certyfikacji

Abstract

The verification of contractors is a mandatory and, at the same time, the most formalistic stage of the bid evaluation process. The recently introduced contractor certification is intended to simplify and accelerate this process by minimizing the documentation requirements for both contractors (submission) and contracting authorities (verification). If, after the Act has fully entered into force and covers the entire market, the practice corresponds to the proposed scope of certification, this will undoubtedly lead to a shorter subjective assessment process and increased competitiveness of the proceedings.

Keywords

contractor certification, subjective measures, public procurement, certification database

Czy nadchodzi kres wielokrotnego składania tych samych dokumentów w każdym postępowaniu? Taką obietnicę niesie debiutująca niebawem ustawa o certyfikacji wykonawców, która w głównym zakresie wejdzie w życie 12 lipca 2026 r. Nowy mechanizm ma uprościć i przyspieszyć weryfikację podmiotową, ale czy w rzeczywistości okaże się rewolucją, na którą czeka rynek, czy tylko kolejnym mechanizmem dla wtajemniczonych? Sprawdźmy, co nowe przepisy oznaczają dla Wykonawców i Zamawiających.

Czym jest certyfikat?

Certyfikatem Wykonawcy zamówienia publicznego będzie nic innego jak dokument potwierdzający przeprowadzenie przez niego certyfikacji, na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1235). Zgodnie z założeniami celem certyfikatu ma być obiektywne potwierdzenie zdolności Wykonawcy do realizacji zamówienia publicznego i zastąpienie nim podmiotowych środków dowodowych. Wykonawca będzie, zatem uprawniony do powoływania się na certyfikację i posługiwania się certyfikatem na potrzeby wielu różnych postępowań w całej Unii Europejskiej, bez konieczności każdorazowego gromadzenia i składania dokumentów (podmiotowych środków dowodowych).

Certyfikację będą przeprowadzały niezależne oraz wyspecjalizowane w tym zakresie podmioty, które na podstawie złożonych dokumentów zweryfikują sytuację wykonawcy pod kątem spełniania określonych wymagań. Mechanizm certyfikacji w zakresie kwalifikacji podmiotowej będzie miał fakultatywny charakter, co oznacza, że posłużenie się certyfikatem będzie zawsze zależało od Wykonawcy (mechanizm będzie funkcjonował równolegle obok dotychczasowych rozwiązań).

Certyfikat przyznawany będzie na wniosek Wykonawcy na okres od roku do trzech lat i będzie obejmował swoim zakresem wyłącznie te kategorie sytuacji podmiotowej Wykonawcy, która zostanie przez niego wskazana (np. tylko obligatoryjne podstawy wykluczenia lub tylko potwierdzanie zdolności finansowej lub ekonomicznej).

Kto i kiedy skorzysta z certyfikacji?

Zakres przedmiotowy certyfikacji będzie niezależny od wartości zamówienia publicznego. Obejmuje zamówienia klasyczne i sektorowe oraz, przy odpowiednim stosowaniu, zamówienia publiczne, do których nie stosuje się obowiązkowo przepisów ustawy PZP, np. zamówienia, których wartość jest mniejsza niż 170 000 złotych. Jeżeli natomiast chodzi o zakres podmiotowy, o udzielenie certyfikacji może starać się każdy Wykonawca zamówienia publicznego z wyłączeniem podmiotów, spoza Unii Europejskiej (lub Porozumienia Światowej Organizacji Handlu w sprawie zamówień rządowych) lub państw niebędących stroną innych umów międzynarodowych gwarantujących na zasadzie wzajemności i równości dostęp do rynku zamówień publicznych, których stroną jest Unia Europejska.

Rodzaje certyfikatów

Ustawa przewiduje dwa rodzaje certyfikacji, a mianowicie:

1. Certyfikacja niepodlegania wykluczeniu – obejmuje potwierdzenie braku istnienia podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia. Ponadto w ramach tej procedury certyfikacji przewidziano możliwość przeprowadzenia self-cleaningu, którego wynik będzie wiążący dla wszystkich Zamawiających (np. brak zaległości podatkowych, niekaralność).
2. Certyfikacja zdolności – obejmuje potwierdzenie zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia (w zakresie objętym certyfikacją), służących do wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, (np. określone doświadczenie, zasoby techniczne i organizacyjne, wykwalifikowana kadra). Warto zwrócić uwagę, że w projekcie ustawy jest mowa o potwierdzeniu zdolności do należytego wykonania zamówienia, a nie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Wynika to z faktu, że warunki te formułowane są przez Zamawiającego dopiero na etapie postępowania o udzielenie zamówienia. Natomiast w przypadku certyfikacji zdolności Wykonawca potwierdzi w profesjonalnym podmiocie certyfikującym swoje zdolności, które tym warunkom w przyszłości mogą odpowiadać.

Co, jeśli certyfikat budzi wątpliwości? Procedura wyjaśniająca w 3 krokach

Ustawa o certyfikacji wprowadza domniemanie prawne (wzruszalne) świadczące o tym, że Wykonawca posiadający ważną certyfikację nie podlega wykluczeniu i jest zdolny do należytej realizacji zamówienia w zakresie objętym certyfikatem. Domniemanie to może zostać obalone, jeśli zostanie wykazane, że wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący lub przestał spełniać warunki stanowiące podstawę certyfikacji.

1. Warunkiem skutecznego kwestionowania, niepodlegania wykluczeniu lub zdolności do należytego wykonania zamówienia, wynikających z udzielonej certyfikacji, jest posłużenie się przez wykonawcę certyfikatem w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Nie będzie więc możliwości podważania certyfikacji przez stronę trzecią, w tym zamawiającego lub innego wykonawcę, jeżeli wykonawca nie złoży certyfikatu w konkretnym postępowaniu o udzielenie zamówienia.

2. Jeśli to Zamawiający, podważa certyfikat, najpierw wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie (nie mniej niż 5 dni), a dopiero gdy zamawiający uzna je za niewystarczające, informuje podmiot certyfikujący, przekazuje mu wyjaśnienia złożone przez Wykonawcę.

3. W ślad za tym, podmiot certyfikujący niezwłocznie przeprowadza czynności sprawdzające (w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze), po czym przekazuje Zamawiającemu informację o ważności certyfikacji, zawieszeniu jej ważności albo utracie ważności certyfikacji.

Zważywszy na dość krótki czas na weryfikację, tego typu sprawdzenie nie powinno mieć wpływu na przedłużenie postępowania. W przypadku zawieszenia ważności certyfikacji, Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia, w wyznaczonym terminie (min. 5 dni), podmiotowych środków dowodowych (klasycznych) i to na ich podstawie rozstrzygał będzie sytuację danego Wykonawcy.

Baza certyfikacji

Ustawa przewiduje stworzenie Bazy Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych. Przede wszystkim gromadziła będzie informacje o udzielonej certyfikacji i wydanych certyfikatach (ważnych, zawieszonych w związku z aktualizacją oraz nieważnych), o wykonawcach, którzy złożyli wniosek o udzielenie certyfikacji wykonawcy zamówienia publicznego, oraz o podmiotach certyfikujących.

W ramach publicznego dostępu do danych gromadzonych w bazie będzie udostępniany dokument ważnego certyfikatu wykonawcy. Każdy będzie miał możliwość samodzielnego i nieodpłatnego pobrania tego dokumentu w formie elektronicznej.

Dane gromadzone w bazie będą wykorzystywane przede wszystkim przez zamawiających do kwalifikacji podmiotowej wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, w tym będą oni samodzielnie sprawdzać w bazie ważność udzielonej certyfikacji. Ponadto baza będzie służyła wykonawcom jako źródło wiedzy o podmiotach certyfikujących.

Do obowiązków podmiotów certyfikujących będzie należało zamieszczanie informacji dotyczących certyfikacji oraz wykonawców wnioskujących o certyfikat, a także informacji o aktualizacji ważności certyfikacji. Jednocześnie, w przypadku utraty ważności certyfikacji bądź jej zawieszeniu, obowiązkiem podmiotu certyfikującego będzie ograniczenie możliwości samodzielnego pobrania dokumentu certyfikatu, na czas tego zawieszenia, a także na stałe, w przypadku gdy certyfikacja utraciła ważność.

Co istotne, art. 29 ust. 3 ustawy o certyfikacji ustanawia jednoznacznie odpowiedzialność podmiotu certyfikującego za treść danych, które wprowadził on w bazie certyfikacji, oraz treść samego certyfikatu udostępnionego w bazie (ich poprawność i kompletność).

Kiedy certyfikat nie wystarczy?

Co prawda, w praktyce, certyfikacja powinna zastąpić wszelkie dane dostępne w większości rejestrów publicznych, a więc większość informacji na wykazanie braku podstaw wykluczenia, to jednak nie można traktować jej jako rozwiązanie absolutne.

Przede wszystkim nie zastąpi oświadczeń opartych na wyłącznej wiedzy Wykonawcy takich jak chociażby oświadczenie w zakresie przynależności do grupy kapitałowej czy oświadczenie sankcyjne (dot. sankcji UE na Federację Rosyjską). Jeżeli weźmie się pod uwagę podstawy fakultatywne wykluczenia, to objęcie certyfikatem przesłanek z art. 109 ust. 1 pkt 5n PZP (naruszenie obowiązków zawodowych) i 7-10 PZP (niewykonanie/nienależyte wykonanie umowy, wprowadzenie w błąd, wpływ na postępowanie) to w istniejącym stanie skrajnie rozproszonego dostępu do niezbędnych informacji – objęcie ich certyfikacja również należy uznać za dość problematyczne.

Po drugie nie obejmie informacji specyficznych dla danego przetargu A zatem certyfikacją nie można objąć przesłanek regulowanych w art. 108 ust. 1 pkt 6 PZP (udział Wykonawcy w przygotowaniu postępowania) oraz w art. 109 ust. 1 pkt 6 PZP (nieusuwalny konflikt interesów).

I wreszcie Zamawiający zachowuje prawo do „ostatniego słowa” w kwestii zaległości. Mimo posiadania certyfikatu, może on tuż przed podpisaniem umowy zażądać od wykonawcy aktualnych zaświadczeń z ZUS/KRUS i Urzędu Skarbowego w celu ostatecznej weryfikacji.

Oczywiście we wszystkich obszarach niekrytych certyfikatami konieczne będzie stosowanie wskazanych w przepisach klasycznych podmiotowych środków dowodowych.

Podsumowanie: gra warta świeczki?

Tabela 1. Zalety certyfikacji z perspektywy Wykonawcy oraz Zamawiającego.

Zgodnie ze swoimi założeniami, wprowadzenie certyfikacji powinno doprowadzić do znacznego zmniejszenia liczby obowiązków dokumentowych po stronie Wykonawców, a także do zmniejszenia kosztu udziału w postępowaniu poprzez brak konieczności wielokrotnego ponoszenia opłat za poszczególne dokumenty. Jeżeli wykonawca skorzysta z certyfikacji, to zamiast wielokrotnego gromadzenia i składania licznych dokumentów na potrzeby poszczególnych postępowań (np. zaświadczenia z Urzędu Skarbowego lub ZUS, informacje z KRK), zrobi to wyłącznie raz na potrzeby certyfikacji. Następnie, przez cały okres ważności certyfikatu, będzie mógł się nim posługiwać w celu pozyskania nowych zamówień publicznych. Z punktu widzenia Wykonawców niewątpliwie nastąpi wzrost obiektywność oraz transparentność procesu weryfikacji – będzie ona dokonywana przez podmiot niezainteresowany wynikiem konkretnego postępowania. Dla Zamawiających niekwestionowana korzyścią będzie skrócenie procesu oceny Wykonawcy oraz ograniczenie ryzyka potencjalnych zarzutów co do zaniżania lub zawyżania warunków udziału w postępowaniu. W konsekwencji rynek zamówień publicznych zyska na tym co w nim najważniejsze – na konkurencyjności. Powinien szerzej otworzyć się na sektor MŚP i Wykonawców incydentalnych, ale z całą pewnością na przyjętych rozwiązaniach korzystają wszyscy.

Justyna Dziwalska

Koordynator ds. Zamówień Publicznych, Urtica Sp. z o. o. 
Praktykuje w obszarze zamówień publicznych od 18 lat. Aktualnie zajmuje się konsultowaniem i doradzaniem w obszarze umów w sprawie zamówień publicznych dla branży farmaceutycznej po stronie wykonawczej.