KSEF

KSeF W APTEKACH

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania i udostępniania dokumentów handlowych oraz specyfikacji. Od 1 lutego 2026 r. faktura udostępniana w KSeF będzie jedynym obowiązującym dokumentem uznawanym za fakturę w obiegu prawnym i księgowym.

ZAPOZNAJ SIĘ ZE ZMIANAMI

Przepisy o KSeF

Pierwszeństwo stosowania względem umów: przepisy zmieniające Ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług („Ustawa”), wprowadzające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, mają charakter bezwzględnie obowiązujący i będą miały pierwszeństwo zastosowania przed wszelkimi postanowieniami umownymi (art. 56, art. 3531 Kodeksu cywilnego).

Wystawienie, doręczenie, a otrzymanie faktury w KSeF: za datę wystawienia faktury uznaje się dzień jej przesłania do KSeF, natomiast datą otrzymania faktury przez nabywcę będzie co do zasady dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF (zgodnie z art. 106na ust. 1 i 3 Ustawy). Nawet jeśli zapisy umowy odwołują się do terminu „doręczenia faktury” w formie papierowej lub elektronicznej, to niezależnie od tego, od 1 lutego 2026 r. skuteczne wystawienie faktury nastąpi jedynie poprzez jej udostępnienie w KSeF.

Bieg terminu płatności faktury w KSeF: termin płatności, który w umowach jest uzależniony od „wystawienia” albo „doręczenia” faktury będzie liczony zgodnie z przepisami Ustawy, tzn. od dnia wprowadzenia prawidłowej faktury w KSeF.

Dokumentacja sprzedaży i dostaw

Dokument Specyfikacji Dostawy

Dokument Specyfikacji Dostawy będzie nadal dostarczany wraz z towarem i możliwy do pobrania w portalu e-urtica.pl. Dokument będzie zawierać dane analogiczne do dotychczasowej faktury sprzedaży. Dokument ten może nie zawierać identyfikatora KSeF (KSeF_ID).

Faktura ustrukturyzowana

Faktura będzie dostępna do pobrania przez system informatyczny klienta po jej wystawieniu w KSeF. Faktury (w tym korygujące) będą zawierały obowiązkowy numer KSEF_ID oraz numer własny nadawany przez Urticę, którym możemy posługiwać się w komunikacji jak dotychczas.

Faktura zgodna z KSeF - zmiany w dokumentacji

Nazewnictwo pól
Faktura zgodna z KSeF będzie zawierać komplet danych wymaganych przez szpitale oraz rynek farmaceutyczny. Zmiany następujące w nazewnictwie w obrębie dotychczasowych pól:
- Nabywca-płatnik: na fakturze KSEF będzie to Podmiot2
- Odbiorca: na fakturze KSEF będzie prezentowany jako Podmiot3 z rolą „2 – Odbiorca”
- Magazyn: jako miejsce, z którego wydano towar informacja o naszym magazynie wraz z numerami zezwoleń zostanie umieszczenie w schemie .xml w polu Stopka
- Umowy przetargowe: informacje o numerach umów przetargowych będę prezentowane jak obecnie i zostaną umieszczone w polu Stopka schemy .xml
- Uwagi: w przypadku kiedy obecnie na fakturze prezentujemy jakieś dodatkowe uwagi, które są umieszczane na fakturze .pdf to zostaną one również umieszczone w polu Stopka schemy .xml
Dodatkowe dane na fakturze
Dodatkowe dane, które nie zostały uwzględnione w oficjalnym schemacie .xml Ministerstwa Finansów, będą umieszczane w polu DodatkowyOpis – zarówno na poziomie pozycji faktury, jak i w nagłówku. Pole DodatkowyOpis jest elementem złożonym i ma strukturę:
- [NrWiersza] – element opcjonalny wskazujący na nr pozycji w fakturze
- [Klucz] – element przechowujący informację o sposobie interpretacji wartości w kolejnym elemencie [Wartosc], element obowiązkowy
- [Wartosc] – element przechowujący daną wartość, która może podlegać interpretacji za pomocą informacji znajdującej się w polu [Klucz], element obowiązkowy
Przykłady danych w polu DodatkowyOpis:
W pliku .xml jaki będziemy kierować do KSEF planujemy umieszczać dodatkowe dane dotyczące:
- Seria, data ważności i ilość (tutaj wykorzystujemy standard GS1)
- Kod EAN
- Kategoria produktu
- Wytwórca – kraj wytwórcy
- Warunki przechowywania
- Bloz
- Numer WZ
- Kod GTIN i kod CN
POZNAJ WIĘCEJ SZCZEGÓŁÓW

Najczęściej zadawane pytania

1. Od kiedy obowiązuje KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. do wystawiania faktur w ramach KSeF będą zobligowane podmioty będące dużymi podatnikami, czyli podmioty o wartości sprzedaży z 2024 roku przekraczającej 200 milionów złotych wraz z VAT.

Następny etap dotyczy pozostałych podatników i zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 roku. Wtedy obowiązek korzystania z KSeF w zakresie wystawiania faktur obejmie wszystkie podmioty, z wyjątkiem tych najmniejszych, określonych przez Ministerstwo Finansów jako „wykluczeni cyfrowo”.

2. Czy muszę korzystać z KSeF już od 1 lutego 2026 r. jeżeli nie przekraczam limitu 200 mln zł sprzedaży za 2024 r.?

Tak – od strony zakupowej, od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy – niezależnie od wielkości – będą musieli pobierać w KSeF faktury w nim wystawione (faktury zakupowe). W odniesieniu z kolei do faktur sprzedażowych – podmioty nieprzekraczające limitu 200 mln zł sprzedaży wraz z VAT będą musiały wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r. (przy czym podatnicy o łącznej wartości sprzedaży do 10 tysięcy złotych miesięcznie będą mieli obowiązek wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.).

3. Czy nadal będziemy otrzymywać faktury w formacie PDF?

Nie. Faktura w formacie PDF nie będzie dokumentem księgowym. Obowiązującą fakturą będzie wyłącznie ta wystawiona i udostępniona w systemie KSeF. Możliwe będzie wygenerowanie wizualizacji faktury na potrzeby wewnętrzne.

4. Jak odbierać faktury z KSeF?

Faktury można odbierać:

poprzez integrację systemu finansowo-księgowego z KSeF,
za pomocą dedykowanych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, np. Aplikacja Podatnika KSeF.

5. Czy w ramach KSeF mogę wystawić duplikat?

Nie będzie możliwości wystawienia duplikatów w ramach KSeF.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami duplikat faktury wystawia się w sytuacji, gdy faktura zaginęła lub została uszkodzona.

Po wejściu w życie KSeF nabywca będzie pobierał fakturę z systemu. Faktura udostępniona nabywcy w systemie nigdy nie zaginie ani nie zostanie zniszczona. Nie będzie więc konieczności wystawiania duplikatów.

6. Czy otrzymam powiadomienie z KSeF o wystawionej fakturze lub fakturze korygującej?

Nie. Sam system KSeF nie wysyła powiadomień e-mail ani SMS o wystawieniu faktury. Należy samodzielnie logować się do systemu lub korzystać z zewnętrznych programów, które będą sprawdzać nowe dokumenty i ewentualnie wysyłać powiadomienia.

7. Czy dane specyficzne dla rynku farmaceutycznego będą nadal dostępne na fakturze?

Tak. Dane takie jak numer serii, data ważności, kod EAN, BLOZ, kategoria produktu, warunki przechowywania itp. będą umieszczane w polu DodatkowyOpis w strukturze .xml faktury KSeF.

8. Czy dokument Specyfikacji Dostawy będzie nadal dostarczany?

Tak. Dokument Specyfikacji Dostawy będzie dostarczany wraz z towarem i zawierać będzie dane analogiczne do obecnej faktury sprzedaży, jednak bez identyfikatora KSeF.

9. Czy jeżeli otrzymujemy obecnie faktury w formacie .xml zgodnym np. z OSOS-EDI czy nadal będą Państwo dostarczać dokumenty w tym formacie?

Tak. Jeżeli odbiorca obecnie otrzymuje fakturę w formacie EDI/EWD, nie planujemy w tym zakresie większych zmian. Dokument nadal będzie wysyłany tym samym kanałem, z zachowaniem naszego dotychczasowego formatowania numeru faktury. Niemniej jednak, formalnie – zgodnie z obowiązującymi przepisami – taki dokument nie będzie stanowił faktury w rozumieniu ustawy.

10. Czy wciąż będziemy mieli dostęp do dokumentów specyfikacji dostaw oraz korekt specyfikacji dostaw na platformie e-Urtica?

Tak. Na naszej platformie e-Urtica będzie pełny dostęp do dokumentów specyfikacji dostaw oraz korekt specyfikacji dostaw z możliwością ich pobierania w formacie PDF.

11. Od jakiej daty faktura jest uznawana za skutecznie doręczoną kontrahentowi?

Zgodnie z nowelizacją przepisów data umieszczenia faktury w systemie KSEF będzie uważana za datę skutecznego doręczenia faktury kontrahentowi.

12. W jaki sposób będą wystawiane i przekazywane faktury korygujące po wdrożeniu KSeF?

Faktury korygujące elementy finansowe faktur będą umieszczane w KSEF zgodnie z nowymi wymogami.