Skip to main content

E-URTICA

PORTAL WSPÓŁPRACY ONLINE

Korzystaj z funkcjonalności platformy e-Urtica z zakresu reklamacji, logistyki oraz zarządzania.

Poznaj funkcjonalności portalu e-urtica.pl

Reklamacje

  • pobieraj faktury korygujące dla uznanych reklamacji
  • składaj reklamacje produktowe
  • zarządzaj reklamacją
    w ramach procesu jej realizacji

Logistyka

  • uzyskaj wgląd w listę swoich zamówień, faktur i listów przewozowych
  • sprawdzaj i eksportuj wydruki temperatury
  • potwierdzaj zapotrzebowanie na środki kontrolowane

Zarządzanie

  • zarejestruj konto
  • zgłaszaj działania niepożądane
  • wyszukuj pozwolenia na dopuszczenia leków
  • skontaktuj się z administratorem portalu

Co zyskujesz dzięki portalowi e-urtica.pl?

raportowanie-1cbbc787 E-URTICA2

dostęp do reklamacji

web_white-7d7560aa E-URTICA2

dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów w jednym miejscu

pomoc-12175112 E-URTICA2

bezpośredni kontakt z opiekunem

pieciotstopniowa_skala-8f64a024 E-URTICA2

cyfryzacja procesu = dbałość o środowisko

Najczęściej zadawane pytania

Formularz rejestracji

1. Co oznacza numer kontrahenta w panelu rejestracji?

Numer kontrahenta to numer CKK - znajduje się na każdej otrzymanej od Urtica fakturze.

2. Pracuję w kilku placówkach jednocześnie, czy mogę przypisać wszystkie miejsca zatrudnienia do jednego konta?

Do swojego konta możesz przypisać dowolną listę jednostek zatrudnienia. Zrób to podczas rejestracji konta, klikając w przycisk "Dodaj hontrahenta". Jeśli posiadasz już konto i chcesz dodać do niego kolejne miejsca zatrudnienia, skontaktuj się z administratorem portalu.

3. Czy pracownicy apteki mogą zarejestrować się pod tym samym adresem e-mail?

Niestety, adres e-mail ma charakter unikalny. Każdy użytkownik powinien wpisać inny adres e-mail. Jest to konieczne, aby mógł m.in. otrzymywać powiadomienia w procesie rejestracji albo dokonać resetu hasła. Nie przejmuj się tzw. SPAMEM - bez Twojej zgodny nie wyślemy żadych informacji o charakterze handlowym.

4. Czy pracownicy apteki mogą zarejestrować się podając ten sam numer telefonu?

Tak. Pracownicy danej apteki mogą rejestrować się wpisując ten sam numer telefonu, np. przypisanego do kierownika apteki.

5. Dlaczego nie mogę podać numeru telefonu stacjonarnego podczas rejestracji?

Podczas rejestracji wymagamy podania numeru komórkowego, ze względu na procedurę wysyłania powiadomień do zarejestrowanych użytkowników oraz możliwość wprowadzenia podwójnej autoryzacji podczas logowania ze względu na bezpieczeństwo danych udostępnianych w systemie. 

6. Czym różnią się role na stronie: kierownik apteki, farmaceuta i pracownika apteki?

Pracownik apteki – dysponuje standardowym zakresem uprawnień, takich jak: podgląd list zamówień i reklamacji, możliwość wyświetlania i pobierania dokumentów, zgłaszanie reklamacji, wyszukiwanie pozwoleń na jednorazowe dopuszczenie do obrotu, potwierdzanie zamówień i wiele innych.
Farmaceuta – posiada ten sam zakres uprawnień co Pracownik, jednak dodatkowo ma możliwość potwierdzania zapotrzebowania na środki kontrolowane, dzięki podpisowi elektronicznemu.
Kierownik apteki – jest uprawniony do czynności wykonywanych przez wszystkich pracowników a ponadto:
Kierownik po aktywowaniu swojego konta w portalu zyskuje upoważnienie do podpisywania zgód wszystkich kolejnych użytkowników zatrudnionych w danej placówce.

Zgoda na założenie konta

1. Kto może podpisać zgodę na założenie konta przez pracownika apteki?

Zgodę może podpisać:
- osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu na podstawie wpisu do KRS lub CEIDG;
- osoba upoważniona na podstawie dokumentów wewnętrznych przez uprawnionych do reprezentacji na podstawie KRS lub CEIDG, aktów mianowania, pełnomocnictw itp. - wówczas prosimy o przesłanie takiego upoważnienia;
- użytkownik z rolą kierownika apteki, którego konto zostało aktywowane.

2. Czy konieczna jest każdorazowa zgoda osoby uprawnionej do reprezentacji na podstawie KRS i CEIDG na założenie konta przez zatrudnionych w niej farmaceutów i innych pracowników?

Zgodę może podpisać kierownik apteki, który posiada już zweryfikowane i aktywne konto z przypisaną rolą kierownika apteki.

Zamówienia i dokumenty

1. Jakie dokumenty znajdę w szczegółach zamówienia?

Wyświetlając szczegóły wybranego zamówienia zyskasz dostęp do dokumentów, takich jak: faktury, korekty, WZ, a także wydruków temperatur.

2. Czy istnieje możliwość pobrania dokumentu WZ?

Na ten moment nie ma takiej możliwości. Widoczne są jedynie numery WZ.

3. Na czym polega funkcja "Potwierdź zamówienie"?

Potwierdzając zamówienia masz pewność, że wszystkie złożone zamówienia trafiły do naszego systemu i zostaną zrealizowany. To funkcja szczególnie istotna w przypadku zamówień telefonicznych. Aby móc zrealizować takie zamowienie zgodnie z prawem, konieczne jest dysponowanie pisemnym lub elektronicznym potwierdzeniem.

4. Czy muszę potwierdzać każde zamówienie?

Konieczne jest potwierdzanie jedynie zamówień telefonicznych. Jeśli nie pamiętasz, których zamówień dotyczy ten wymóg, wystarczy wybrać opcję "Potwierdź wszystkie zamówienia".

5. Kto może zatwierdzić zapotrzebowanie na środki kontrolowane?

Uprawnienie potwierdzania zamówień na środki kontrolowane przysługuje jedynie użytkownikom o rolach Farmaceuta lub Kierownik apteki.

6. Jak zatwierdzić zapotrzebowanie na środki kontrolowane?

Aby zatwierdzić zapotrzebowanie za pośrednictwem portalu e-urtica, należy otworzyć szczegóły wybranego zamówienia. Po kliknięciu przycisku "Potwierdź zapotrzebowanie" zostanie automatycznie wygenerowany plik PDF, który należy pobrać i podpisać elektronicznie - podpisem kwalifikowanym, a następnie załączyć we wskazanym miejscu.

7. Czy mogę załączyć skan protokołu potwierdzającego zapotrzebowanie?

Niestety, nie możemy przyjąć zeskanowanego dokumentu jako potwierdzenia zapotrzebowania. Komunikat GIF z dnia 13 lutego 2023 r. w sprawie dopuszczalnej formy zapotrzebowań na nabycie środków odurzających i substancji psychotropowych jasno wskazuje, że zachowanie formy pisemnej dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej wymaga opatrzenia tego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co więcej: Nie stanowi takiego dokumentu odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentu sporządzonego w postaci papierowej.

8. Czy mogę załączyć skan protokołu potwierdzającego zapotrzebowanie?

Niestety, nie możemy przyjąć zeskanowanego dokumentu jako potwierdzenia zapotrzebowania. Komunikat GIF z dnia 13 lutego 2023 r. w sprawie dopuszczalnej formy zapotrzebowań na nabycie środków odurzających i substancji psychotropowych jasno wskazuje, że zachowanie formy pisemnej dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej wymaga opatrzenia tego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co więcej: Nie stanowi takiego dokumentu odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentu sporządzonego w postaci papierowej.

Zgłaszanie działań niepożądanych

1. Czy zgłaszając działanie niepożądane leku przez portal e-Urtica, nadal jestem zobowiązany/a zgłosić je na oficjalnej stronie Ministerstwa?

Zgłoszenie działania niepożądanego leku przez portal e-Urtica jest złożone skutecznie i nie wymaga już dokonywania żadnych dodatkowych czynności po stronie użytkownika platformy.

Reklamacje

1. Jakie dokumenty znajdę w szczegółach reklamacji?

Po wyświetleniu szczegółów wybranej reklamacji zyskasz dostęp do załączników reklamacyjnych oraz listów przewozowych.

2. Jakie są rodzaje składanych reklamacji?

Serwis umożliwia składanie różnych typów reklamacji, podzielonych ze względu na to, czego dana reklamacja dotyczy:
- Reklamacja asortymentu nieznajdującego się na fakturze
NT – nadwyżka towaru
- Reklamacja wybranego asortymentu
BT – brak towaru
NZ – niezgodność z zamówieniem
OP – towar uszkodzony
JA – wada jakościowa
R – zwrot na prośbę klienta
PW – produkt wycofany z obrotu
SR – niezgodność serii i daty ważności
DW – zbyt krótka data ważności
BC – błędna cena
NT – nadwyżka towaru

3. Jak wygląda proces zgłoszenia reklamacji?

W celu złożenia reklamacji wejdź na listę reklamacji. W prawym górnym rogu znajdziesz przycisk "Złóż reklamację" i wypełnij dwustopniowy formularz. Jeśli reklamujesz kilka produktów z danej faktury, wykorzystaj przycisk "Dodaj kolejny produkt". Po uzupełnieniu formulaża automatycznie wygeneruje się i pobierze protokół reklamacji. Wydrukuj go i opatrz odpowiednim podpisem w celu potwierdzenia warunków przechowywania produktów. Pamiętaj, aby załączyć skan lub zdjęcie podpisanego protokołu wchodząc w „Szczegóły reklamacji” w zakładce "Wiadomości".

4. Kto może podpisać protokół reklamacji?

Protokół reklamacji może podpisać farmaceuta zatrudniony w danej aptece. W przypadku reklamacji zakłądających ruch towarowy, wymagany jest podpis i pieczątka kierownika apteki lub osoby działającej z jego upoważnienia. Pamiętaj, aby załączyć skan lub zdjęcie podpisanego protokołu, wchodząc w "Szczegóły reklamacji" w zakładce "Wiadomości".

5. Jak załączyć protokół reklamacji?

Skan lub zdjęcie podpisanego protokołu reklamacji możesz załączyć, wchodząc w "Szczegóły reklamacji" w zakładce "Wiadomości".

Zapraszamy do kontaktu

AleksandraCencora_adminka-01-932a8abe E-URTICA2

Aleksandra Cencora

Administratorka portalu e-urtica.pl